PRIVACYVERKLARING THE PALMTREE PROJECT
2026-2027
Asociación The Palmtree Project
Inscrita en el Registro de Asociaciones de la Comunitat Valenciana nº
CIF:
Correspondentieadres:
Carrer d´Alacant 19-14
46004 Valencia
Spanje
Mail: hola@thepalmtreeprojects.com
Website: www.thepalmtreeprojects.com
Vastgesteld door het bestuur van Asociación The Palmtree Project op 11 juni 2026.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Asociación The Palmtree Project (hierna: "The Palmtree Project") is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
The Palmtree Project respecteert de privacy van alle (potentiële) deelnemers, leden, oud-deelnemers, bezoekers van de website en overige betrokkenen. Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR) en de Spaanse uitvoeringswet Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
2. Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door The Palmtree Project in het kader van:
deelname aan een programma;
toelating als Asociado de Actividad;
communicatie via website, e-mail, telefoon of WhatsApp;
deelname aan activiteiten van de Asociación;
gebruik van de website.
Door deelname aan een programma of gebruik van de website erkent de betrokkene kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het doel van de verwerking kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Persoonlijke identificatiegegevens
voor- en achternaam;
geboortedatum;
geslacht;
nationaliteit;
paspoort- of identiteitsgegevens.
Contactgegevens
adresgegevens;
telefoonnummer;
e-mailadres;
contactpersoon voor noodgevallen.
Administratieve gegevens
betalingsgegevens;
gekozen programmaonderdelen;
inschrijvingsinformatie;
correspondentie.
Gezondheidsgegevens
Voor zover noodzakelijk kunnen wij gezondheidsgegevens verwerken, waaronder:
relevante medische informatie;
allergieën;
medicatiegebruik;
fysieke beperkingen;
psychologische of psychiatrische informatie die relevant is voor deelname en veiligheid.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van het programma en de bescherming van de veiligheid en gezondheid van deelnemers.
4. Doeleinden van de verwerking
The Palmtree Project verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
beoordeling van deelname aan het programma;
toelating als lid van de Asociación;
organisatie van huisvesting;
organisatie van vervoer;
organisatie van coaching, sportactiviteiten en taallessen;
communicatie met deelnemers;
noodsituaties en veiligheidsdoeleinden;
administratieve en financiële verwerking;
naleving van wettelijke verplichtingen;
verbetering van onze dienstverlening.
5. Rechtsgronden voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:
Uitvoering van een overeenkomst
Voor deelname aan het programma en de organisatie van activiteiten.
Gerechtvaardigd belang
Voor de organisatie, administratie en verbetering van onze dienstverlening.
Toestemming
Voor specifieke verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, waaronder bepaalde gezondheidsgegevens en het gebruik van beeldmateriaal.
Vitaal belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is om de gezondheid of veiligheid van deelnemers of derden te beschermen.
Wettelijke verplichting
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verwerken of te bewaren.
6. Opslag en beveiliging van gegevens
The Palmtree Project neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of openbaarmaking.
Persoonsgegevens worden opgeslagen binnen een beveiligde zakelijke omgeving, waaronder Google Workspace.
Toegang tot persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden binnen The Palmtree Project.
7. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het programma of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Gegevens kunnen worden gedeeld met:
Reis- en vervoerspartners
luchtvaartmaatschappijen;
vervoersmaatschappijen.
Huisvestingspartners
verhuurders;
accommodatieverstrekkers.
Medische hulpverleners
Indien noodzakelijk voor de gezondheid of veiligheid van een deelnemer.
Overheidsinstanties
Indien wettelijk verplicht.
Professionele adviseurs
Zoals accountants, juridische adviseurs of verzekeraars.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.
8. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG/GDPR. The Palmtree Project ziet erop toe dat externe dienstverleners passende beveiligingsmaatregelen toepassen.
9. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
In beginsel worden persoonsgegevens uiterlijk drie (3) maanden na afloop van het programma verwijderd of geanonimiseerd.
Uitzonderingen hierop zijn mogelijk wanneer:
wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn;
administratieve verplichtingen dit vereisen;
sprake is van een lopend geschil of claim;
gegevens noodzakelijk zijn voor de bescherming van juridische rechten van The Palmtree Project.
Geanonimiseerde gegevens kunnen langer worden bewaard voor statistische en evaluatieve doeleinden.
10. Foto's en videomateriaal
Tijdens activiteiten kunnen foto's en video's worden gemaakt.
Herkenbaar beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor promotionele of communicatieve doeleinden indien daarvoor toestemming is verleend.
Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door contact op te nemen via hola@thepalmtreeprojects.com.
Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor reeds gepubliceerd materiaal.
11. Communicatie via WhatsApp
Voor praktische communicatie tijdens het programma maakt The Palmtree Project gebruik van WhatsApp-groepen.
Deelname aan dergelijke groepen is vrijwillig.
De deelnemer erkent dat WhatsApp een externe dienstverlener is waarop eigen privacyvoorwaarden van toepassing zijn.
12. Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft het recht om:
inzage te vragen in zijn of haar persoonsgegevens;
persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
verwerking te beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking;
toestemming in te trekken;
gegevens over te dragen aan een andere partij (dataportabiliteit).
Verzoeken kunnen worden gericht aan:
hola@thepalmtreeprojects.com
Wij reageren binnen de wettelijke termijnen zoals voorgeschreven door de AVG/GDPR.
13. Klachten
Indien een betrokkene van mening is dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan eerst contact worden opgenomen met The Palmtree Project via: hola@thepalmtreeprojects.com. Indien geen passende oplossing wordt bereikt, heeft de betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Spaanse toezichthouder voor gegevensbescherming (Agencia Española de Protección de Datos – AEPD).
14. Wijzigingen
The Palmtree Project behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op de website. Op deze privacyverklaring is steeds de meest actuele versie van toepassing.
Versiedatum: 11 juni 2026